仕事を効率化する「視覚化」「定型化」「スイッチ化」3つの方法

2016年10月29日

Photo:timepiece prime time clock closeup watch By:zoutedrop

Photo:timepiece prime time clock closeup watch By zoutedrop

だでさえ暑くて体力も落ちて、認知リソースも減っているのに、
やらなきゃいけないことだけはたくさんあります。

「きょうもできなかったー」「終わらなかったー」と嘆く毎日。

そんなことばっかり言っていても仕方がないので、パパッと仕事を終わらす方法がないかをぼくはいつも探しています。

いくつか実践してみてこれは効果的かなと思った方法が3つあります。
それが「視覚化」「定型化」「スイッチ化」する3つの方法です。

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視覚化する

ToDoリストを書き出す

もちろんご存知かと思いますが、ToDoリストは作業の効率化にもってこいです。

でも頭の中でリストアップするだけでは不十分。

ポイントは、ToDoリストを書き出すこと。

そして書き出すことで視覚化することです。

リストを書き出すと、頭の中で考えているよりもやらなければいけないことを物理的に把握することができます。

書き出すときのコツは、具体的な行動まで分解して細かくリストにしておくことです。

リストを見れば、そこからなにも考えることなく行動を起こせるくらいにしておくと、作業中に迷うことが減り、次への行動に移ることができます。

さらに書き出すことで、優先順位付けすることができます。

やらなければいけないことをまとめ、優先順位をつければ、
自然とやりたいことに割ける時間が増えていきます。

ToDoリストを書くのに時間がかかってしまって本末転倒のようにも見えますかね。

でもトータルでの作業時間を減らすためには、全体の計画をしっかりと立てておくことが実は一番の近道だったりします。

Not ToDoリストを作る

やることリストではなく、やってはいけないことリスト、つまりNotToDoリストを作ってみるのも効果があります。

作業している途中についついやってしがちなことを書き出して、自分で認識しておくのと、そうしないでいることでは、さぼり対策に対する意識が全然変わってきます。

NotToDoリストに書き出す項目としては、
メールチェックだったり、ネットサーフィンだったり、スマホの確認だったり…

集中してできていたときに軽い息抜き程度で終わらず、時間を無駄に使ってしまった経験のあるものを視覚化しておきます。

せっかくいい調子のときに、ついついお気に入りのサイトを見てしまったことで一日が終わってしまうともったいないことこの上ないし、後悔しちゃいますよね。
そういう自分的に誘惑されてしまうサイトも要チェックです。

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定型化する

ルーティンワークは手抜きする

lifehackerの記事一流ほど手を抜いている? 仕事を「定型化」してムダを省くコツにもあるように、手抜きできる所は徹底的に無駄を省くことも全体としての作業効率を上げる手段です。

一流の人ほど仕事の9割を手抜きしてやっていると、記事には書いてあります。

ここで言う手抜きというのは、仕事上で繰り返し発生する作業を毎回毎回一から十までちゃんとやらなくてもいいように、事前に準備することを言います。

無駄を省くにもコツがあります。

定型化したいと思う作業を「分解」すること。
lifehacker

作業のひとつひとつを具体化する ことで、手抜きしやすくします。

やり方としてはToDoリストを作るのとそう変わりません。

仕事を分解して「チェックリスト」に落とし込み、常にそれに沿ったかたちで仕事をする
lifehacker

それぞれの作業のいらない部分やショートカットできる部分を見つけ出して、繰り返さないといけない作業はどんどん効率化していきましょう。

なんだか工場の流れ作業を「改善」していく作業に似ている気がします。

スイッチ化する

やる気スイッチ

やろうと思ったときにすぐに集中状態にはいり、やる気を出すのも大切です。
以前、「集中なんて、つくれる。」のキャッチコピーで話題になったサントリーのwebサイト「テアニン博士の集中実験室」というものがありましたが、集中力をコントロールしてしまいましょう。

集中力を作る方法のひとつは、自分で集中するきっかけを作ることです。
それがやる気スイッチ

自分できっかけを作って、こんなことをしたら集中する・やる気を起こす・作業を始めるといった流れを作ってしまえば、作業をスムーズに始めることができます。

「あと5分したら始めよう」「このリンク記事を読んでから始めよう」なんていった誘惑を断ち切って、スイッチひとつで、行動に移りましょう。

とはいえ…

やりたいことが多すぎては、時間配分もうまくいかなくなるので本当はやりたいことに優先順位をつけたり、絞ったり、本当にそれがやりたいことなのか自問自答しながら作業していきましょう。

スティーブ・ジョブはこんなことを言っています。

未来を見て、点を結ぶことはできない。
過去を振り返って点を結ぶだけだ。

Steve jobs

いまやっていることの何が本当に実を結ぶものなのかは未来になってみないとわかりません。

だからいまやりたいと思うことをなるべくたくさん一生懸命やれるように頑張るしかないとも思う、そんな今日この頃です。

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